Häufig betrete ich Veranstaltungsorte für Konferenzen und könnte innerlich explodieren, weil ich als gebuchter Referent nur selten den optimalen Konferenzraum vorfinde. Meine Anforderungen stehen häufig in der Ankündigung und im Vertrag, aber dann fehlt am Ende wieder etwas und dies verzögert den knapp kalkulierten Ablaufplan des Veranstalters. Meine Ansprüche sind nicht hoch, aber häufig werden Kleinigkeiten vernachlässigt, die einfach keine Standards mehr erfüllen.
Technische Ausstattung bei Konferenzen
Die meisten Konferenzen laufen mit Hilfe von begleitenden Präsentationen ab. Hierfür muss die Technik stehen. Ein Laptop verfügt heute über einen HDMI-Anschluss und nicht mehr über einen VGA-Anschluss. Entweder der Veranstalter bietet dieses an oder verfügt wenigstens über einen entsprechenden Adapter. Beamer und Leinwand sollten vor der Konferenz getestet und eingestellt sein. Bei einer Unterstützung mit einem Mikrofon empfehle ich einen Soundcheck, damit der Ton auch die letzten Reihen erreicht. Ebenfalls muss ein mit Batterien versehender Präsenter auf einem angemessenen Pult oder Tisch liegen, der über einen USB-Anschluss mit dem entsprechenden Laptop verbunden sein kann.
Wohlfühlatmosphäre für die Teilnehmer
Ich mag es nicht, wenn Räumlichkeiten ungepflegt sind. Wenn die Konferenztischdecke im Empfangsbereich eines Hotels oder in der Funktion als Ablageort für den Redner nicht absolut sauber ist, dann fängt mein Unwohlsein bereits an. Ticketpreise für Konferenzen können sehr hoch sein und da muss ich doch auf derartige Kleinigkeiten als Veranstalter achten. Stuhlreihen haben eine gewisse Symmetrie einzuhalten, Informationsmaterial muss sorgfältig und geordnet ausgelegt sein und das Gesamtbild muss sich der Veranstaltung anpassen. Die Teilnehmer und die Redner sollten sich wohlfühlen, um eine erfolgreiche Konferenz auf die Beine zu stellen.
Annehmlichkeiten für alle Beteiligten
Bei längeren Konferenzen sollte ein professionelles Catering für die Pausen engagiert sein. Getränke für den Redner haben auf dem Konferenztisch zu stehen. Insgesamt entscheidet auch der organisatorische Ablauf über den Erfolg einer Veranstaltung. Das Programm kann noch so gut sein, aber wenn die Bedingungen vor Ort nicht stimmen, dann haben Sie bei der nächsten Konferenz mit Sicherheit ein paar Gäste und Teilnehmer weniger. Gleichzeitig sinkt die Quote der Weiterempfehlungen und Sie als Veranstalter haben weniger Buchungen zu erwarten.
Was gehört für Sie zu einem perfekten Veranstaltungsort? Schreiben Sie uns dies bitte in die Kommentare.
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