Natürlich ist es aktuell noch etwas verfrüht davon zu träumen, aber ich kann mir schon vorstellen, dass in naher Zukunft und nach der Corona-Pandemie die Gastronomen gewinnen, die ein effektives Buchungs-Management vorweisen können. Sobald die Lockerungen offiziell bekannt gegeben werden und es vielleicht bald möglich ist im Sinne des Teambuildings wieder eine Betriebsfeier mit den Mitarbeiter:innen zu veranstalten, dann wird der Ansturm auf Event-Locations ein großer sein.
Inhaltsverzeichnis
Spontane Betriebsfeier planen
Auf der Website eines Restaurants in Heiligenhaus habe ich viele Informationen über das „Last Minute Event“ erfahren, denn ohne leidenschaftliche Gastgeber:innen mit viel Erfahrung ist sowas nicht zu stemmen. Ein eingespieltes Team, großer Einfallsreichtum und ein professionelles Selbstmanagement gehören zu den Erfolgsfaktoren einer Last-Minute-Veranstaltung. Die Location in Heiligenhaus sieht traumhaft aus und ich sehne mich wieder nach gemeinsamen Veranstaltungen mit der Familie, mit Freunden und eben meinem Personal. Der Auftritt von Restaurant Gustus macht richtig Laune auf Events.
Checkliste für eine spontane Betriebsfeier
Hier eine Checkliste für eine spontane Betriebsfeier. Wenn Sie mit diesen Informationen bereits in einer Event-Location anrufen, dann können die zuständigen Personen schneller ein spontanes Event auf die Beine stellen. Meistens ist es ein Zusammenspiel aus dem vorhandenen Team, einer Menge an Erfahrung und einem großen Netzwerk an Dienstleistungen und Services.
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Anzahl der Personen
Die wichtigste Frage ist die Anzahl der Personen. Wenn Sie direkt am Telefon sagen, dass Sie einen Raum für eine vorher definierte Mindestanzahl von Menschen suchen und diese Möglichkeit ist nicht gegeben, dann sind alle anderen Punkte nicht von Bedeutung.
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Datum
Fragen Sie am Telefon direkt nach dem Wunschdatum, aber kümmern Sie sich im Vorfeld auf mögliche Ausweichtermine oder geben eine längere Zeitspanne an. Es kann vorkommen, dass die Location für ein Last-Minute-Event ausgebucht ist, aber vielleicht müssen Sie das Event nur wenige Tage verschieben und dann klappt es.
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Catering
Wenn Sie Raum und Datum haben, dann sollte es immer um das Essen gehen. Sprechen Sie über das Modell der Essensausgabe, wie zum Beispiel Buffet oder à la carte, sprechen Sie Specials wie ein Grill-Event an oder andere Ideen. In der oben verlinkten Location ist nahezu alles möglich, aber das muss nicht immer so sein.
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Musik
Gerade in den Abendstunden, aber auch tagsüber als harmonischer Hintergrund, ist Musik natürlich immer gefragt. Brauchen Sie einen DJ, bringen Sie Musiker:innen mit oder brauchen eine Musikanlage? All dies sollten Sie im Vorfeld absprechen und auch über das vorhandene Equipment in der Location sprechen.
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Programm und Ablauf
Von der Begrüßung, über Goodies und Werbegeschenke, bis zum abendlichen Snack, können Sie mit einer Event-Location den gesamten Ablauf eines Events besprechen. Erfragen Sie, welche Bereiche Sie komplett delegieren können, um das Last-Minute-Event als Veranstalter:in genießen zu können. Der zeitliche Rahmen, die Uhrzeiten für einzelne Programmpunkte und einzelne Umräumaktionen können gezielt geplant und dann vom Event-Team durchgeführt werden.
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Extras
Wenn all die vorherigen Punkte noch nicht genügen und Sie weitere Extras in Planung haben, dann sprechen Sie diese im Erstgespräch direkt an. Bei spontanen Events kommt es auf jede Minute an, so dass in einem optimalen Erstgespräch alle Feinheiten für die Veranstaltung geklärt werden sollten.
Tipps und Ideen für Betriebsfeiern
Wenn das Personal nach einer so langen Zeit wieder zusammenkommt, dann sollten Sie auf zu lange Programmpunkte verzichten, um die Gespräche nicht zu unterbrechen. Für eine gute Stimmung sorgen eher kleine Extras und auch Spielereien, die das Personal selbstständig entdecken und ausprobieren können. Ob es kleine sportliche Aktivitäten sind, Gesellschaftsspiele ausliegen oder der gemeinsame Spaß in der Fotobox, die Möglichkeiten sind grenzenlos. Je mehr Freiheiten die Gäste haben, desto größer ist die Chance auf einen unvergesslichen Abend. Natürlich sollten Sie als Vorgesetzter oder Veranstalter eine kleine Willkommensrede halten, denn auch die kann für eine positive Aufbruchstimmung in ein Event sorgen. Halten Sie diese nicht länger als nötig, sprechen positive Dinge über das Unternehmen aus und wünschen allen einen vergnüglichen Tag.
Schon mal eine spontane Betriebsfeier organisiert? Fehlt etwas in unserer Checkliste? Schreibt es uns gerne in die Kommentare.
