Drucker Audit

Drucker Audit

Beim ersten Lesen des Titels des Beitrages könnte man zuerst auf die Idee kommen, da sitzen ein paar Leute vor einem Drucker und hören seinen Druckgeräuschen zu. “Audere” heißt aus dem lateinischen übersetzt nichts weiter als hören. Aber das ist weit gefehlt. Hierbei handelt es sich um die Anwendung einer Software zur Verbesserung des Print-Managements.

Was Print-Management?

Der Begriff Print-Management ist der Überbegriff für den Einkauf von Druckverbrauchsmaterialien und die Verwaltung des Bestandes an Druckern durch Dritte. Das kann sowohl ein IT-Dienstleister sein oder die Herstellerfirma des Druckers selbst. Viele Unternehmen nutzen das Print-Management zur Verschlankung von unternehmerischen Prozessen, zur Optimierung ihres Einkaufs und schätzen es besonders, weil dadurch eine permanente Verfügbarkeit aller Druckmaterialien gewährleistet ist.

Die Funktionsweise des Drucker-Managements

Das richtige Flottenmanagement von vielen Druckern im Unternehmen ist keine Mammutaufgabe mehr. Der Auftraggeber gibt die Verantwortung für den Einkauf von Druckmaterialien und die Verwaltung seiner Ausgabegeräte an einen Dritten ab. Die Verträge werden in der Regel über einen Zeitraum von einem Jahr abgeschlossen, um alle saisonalen Aspekte in die Analyse einfließen zu lassen. Die Hauptaufgabe des beauftragten Dienstleisters liegt in der Beschaffung der Druckmaterialien, Sicherstellung des permanenten Nachschubs und einem störungsfreien Druckbetrieb, um den Produktionsprozess flüssig zu halten.

Dabei ist es egal, welches Drucksystem angeschlossen ist. JetAdvice beispielsweise funktioniert herstellerunabhängig und bietet die Möglichkeit einer effizienten Überwachung Ihrer Netzwerkdrucker. Bringen Sie Ordnung in Ihr Netzwerk. Alle Drucker werden automatisch ermittelt und ein Maßnahmenplan erstellt.

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Wie kommt man an die Daten der Drucker?

  • Zuerst wird eine spezielle Software auf den Server übertragen.

Die Netzwerkanforderungen sind:

  • Internetzugang
  • Netzwerk mit aktiviertem SNMP (Simple Network Management Protocol)

Betriebssysteme: 

  • Windows: Microsoft. NET Core-Laufzeit und APS.NET Core-Laufzeit 3.1.1 oder höher
  • SNMP 1,2, oder 3 muss im Netzwerk und auf den Geräten aktiviert sein.
  • Linux: Raspbian (Jessie, Stretch und Buster) 32 Bit
  • Debian (10LTS) und Ubuntu (20LTS) 64 Bit
  • Microsoft.NET Core-Laufzeit und APS.NET Core-Laufzeit 3.1.1 oder höher
  • SNMP 1,2, oder 3 muss im Netzwerk und auf den Geräten aktiviert sein

Wie funktioniert diese Lösung?

Die Software verwendet einen HTTP-Port (HyperText Transfer Protocol Secure) für die sichere Kommunikation zwischen dem Konnektor und der Cloud. Der Konnektor nutzt nutzt für gewöhnlich das SNMP und HTTPS, um die OID (Object Identifier) Dateien von den Druckern abzurufen

Die Software hat die Aufgabe, alle im System befindlichen Drucker aufzuspüren. In dieser Ermittlungsphase werden alle IP-Adressen mittels SNMP (Simple Network Management Protocol) untersucht. Dabei wird festgestellt, ob unter der angegebenen IP-Adresse ein Drucker angemeldet ist. Um dieser Drucker eindeutig zu identifizieren sendet die Software ein OID (Object Identifier) Paket an den gefundenen Drucker. Damit beginnt die Erfassungsphase. Bei kleineren Druckern, zum Beispiel einfache schwarz-weiß Drucker sind die Datenmengen, die abgerufen werden, sehr gering. Bei großen Multifunktionsdruckern werden größere Datenmengen abgerufen. Standardmäßig werden die IP-Adresse, die MAC-Adresse und der Hostname erfasst.

Das Drucker-Audit kann weitaus mehr als das Printer-Management

Das Audit ermittelt neben dem Namen des jeweiligen Druckers und seinen Standorts auch andere Eckdaten:

  • Wie ist die Sicherheitslage des Druckers im System?
  • Wann wurde der Drucker gekauft und zu welchen Bedingungen? (Kauf/Leasing)
  • Ist es für das Unternehmen vorteilhaft, nach Abschreibung des Druckers in einen neuen und besser ausgestatteten Drucker zu investieren?
  • Garantie Leistungen?
  • Sind Wartungsverträge abgeschlossen?
  • Welche Laufzeiten, zu welchen Konditionen?
  • Sind Fern-Administrationen vereinbart?
  • In welchem Zustand befinden sich die Druckmodule?
  • Wie viel wurde schon gedruckt?
  • Reichweitenbestimmung von Verbrauchsmaterial

Drucker Audit auch für Laser- oder Thermodrucker?

Ob Tonerkartuschen bestellt werden müssen, Papier oder Etikettenrollen, Verbrauchsmaterial fällt bei allen Druckerarten an. Allein durch die Just in Time Bestellung in großen Mengen ergeben sich für das Unternehmen Kostenvorteile. Nicht mehr benötigter Lagerraum verursacht keine weiteren Kosten. Die Netzwerkeinbindung der Software, die sich ausschließlich um die im Netz befindlichen Drucker kümmert, fragt einmal täglich die Druckerdaten ab, mehr nicht. Benutzerdaten werden von der Software niemals übermittelt, sondern ausschließlich die Metadaten zur Gerätenutzung.

Das weltweit tätige Marktforschungsunternehmen Quocirca kommt in seinem aktuellen Bericht über die Anbieterlandschaft im MPS-Bereich (Managed Print Services Landscape 2021 – a vendor analysis of the global MPS market) zu dem Ergebnis, dass sich mit Hilfe eines Managed Print Services die Druckkosten bis zu 30% reduzieren lassen. Auch ist das Marktforschungsunternehmen darüber erstaunt, dass trotz des großen Einsparungspotentials über 70% aller Unternehmen nicht über detaillierte Daten ihrer Druckumgebung verfügen, obwohl die Informationen einen unmittelbaren Mehrwert für jedes Unternehmen bedeuten würde.

Die Vorteile es Audits sind:

  • Besseres Management/Übersicht der Geräte
  • Schnelle Erfassung aller relevanter Daten
  • Schnelle Reaktion auf mögliche Fehler
  • Vorausschauendes Bestellen von Verbrauchsmaterial
  • Keine zeitaufwendige Zählerstandsabfrage mehr nötig
  • Abhilfe gegen standortbezogene Über- oder Unterbelastung
  • Sicherheit bei der Übertragung von Daten
  • Egal welcher Hersteller
  • Drucker, Scanner und Kopierer können eingebunden werden

Der Bewertungsbericht nach dem Audit

Am Ende des Audits wird ein Bewertungsbericht erstellt. Dieser enthält Empfehlungen, was an der Druckumgebung verändert werden könnte. Er gibt gleichzeitig Auskunft über den Sicherheitsstatus des Netzwerkes und liefert eine detaillierte Liste mit den Eigenschaften aller sich im Netzwerk befindlichen Drucker.

Einsparpotential in vielen Bereichen

Sparen Sie Administrationsaufwand, Service- und Verbrauchsmaterialkosten beim Betrieb Ihrer Drucker. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine Handvoll Drucker oder hunderte von Geräten betreiben. Mit einer Komplettübersicht Ihrer Geräte lassen sich Verbrauchsmaterialbestellungen und der Service leicht automatisieren. Dadurch werden versteckte Kosten transparent gemacht. Durch die Optimierung der Standorte der Geräte und Austausch unwirtschaftlicher Altgeräte anhand der gesammelten Daten und Vermeidung von zu frühem Verbrauchsmaterialwechsel lassen sich Kosteneinsparungen von bis zu 30 % erreichen.

Redaktion

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