Firmenumzug erfolgreich durchführen

Ein Firmenumzug muss wohl durchdacht werden. Wir haben uns während der Corona-Pandemie nach einer neuen Gewerbeimmobilie umgeschaut. Nachdem uns viele Mitarbeiter:innen signalisiert hatten, dass sie gerne langfristig im Homeoffice arbeiten wollen würden und wir auch in dieser Konstellation erfolgreich arbeiten, wollten wir uns gerne verändern. Es ging nicht primär um den Preis oder die Größe, sondern wir wollten lieber ein paar größere Büros haben, damit wir flexible Arbeitsplätze dort installieren konnten. Die Parameter gaben wir dann auf den bekanntesten Immobilienportalen an und ließen uns Angebote zuschicken.

6 Schritte zum erfolgreichen Firmenumzug

1. Mietvertrag rechtzeitig kündigen

   Wir hatten eine Kündigungsfrist von sechs Monaten. Wir haben das ganze auf die leichte Schulter genommen und nach der Kündigung noch zwei Monate bis zu den ersten Aktivitäten rund um den Firmenumzug gewartet. Dies ist viel zu kurzfristig und mag bei Privatumzügen funktionieren, aber sechs Monate Kündigungsfrist reichen nicht immer aus, um direkt im Anschluss eine neue Gewerbeimmobilie zu beziehen.

2. Probleme bei der Immobiliensuche

   Viele Gewerbeimmobilien werden als zusammenhängender Komplex gebaut. In ihrem Inneren können die Büros individuell zugeschnitten werden. Dadurch ergibt sich bei Exposés das Problem, dass die genaue Aufteilung und der exakte Preis plus Nebenkosten nicht immer einsehbar ist. Dies sorgt dafür, dass wir viele Makler:innen kontaktiert haben, die aber während der Pandemie alle sehr beschäftigt waren. Gewerbeimmobilien müssen besichtigt werden und das kostet viel Zeit. Mehrfach haben uns Immobilienmakler vertröstet, Termine abgesagt oder verschoben. Das war wirklich ein sehr merkwürdiges Abenteuer.

3. Umzugsplanung organisieren

   Wenn eine Immobilie gefunden wurde, der Mietvertrag unterschrieben ist und das Datum für den Umzug feststeht, dann können Vorbereitungen getroffen werden. Wir als Online-Redaktion sind auf vielen Plattformen im Internet vertreten. Wir sind direkt zum Notar gegangen und haben die Geschäftsadresse geändert, haben dies der Post gemeldet und damit begonnen sämtliche Einträge im Internet zu korrigieren. Wir haben alle Partner:innen rechtzeitig über den Umzug informiert und uns überall umgemeldet. Gerade bei automatisierten Rechnungen ist es wichtig, dass die Rechnungen zeitnah zum Umzug die richtigen Daten enthält, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt.

4. Ausstattung planen

   Wir verschafften uns gemeinsam im kompletten Team eine Übersicht über die neuen Räumlichkeiten und machten einen Plan. Wir entschieden sofort, welche Teile des vorhandenen Mobiliars mit uns kommt und welches wir sofort verkauften und verschenkten. Wir kauften schon Wochen vor dem anstehenden Umzug neue Möbel für die Redaktion und richteten uns schnell vor Ort ein. Das Ende des bestehenden Mietverhältnisses überschnitt sich mit dem Beginn des neuen Mietverhältnisses, aber wir nutzen den einen Monat der doppelten Miete, um in Ruhe den Umzug zu machen.

5. Der eigentliche Umzug

   Wir holten uns einen professionellen Umzugshelfer dazu, der für den Firmenumzug in Soest und der Region bekannt ist, weil er weitreichende Service-Angebote anbietet. Wir nahmen zum Beispiel den Entsorgeservice in Anspruch und ließen die zurückgelassenen Büromöbel und Elektrogeräte von diesem Umzugsunternehmen entsorgen. Dies führte dazu, dass wir nach der letzten verladenen Kiste nur noch zur Übergabe mit unserer Vermieterin zurückkehren mussten, die keine Beanstandungen hatte.

6. Kommunikation bei einem Umzug

Wir nutzen unsere Social-Media-Kanäle und unseren Newsletter-Verteiler, um alle aus dem Umfeld unserer Firma über den Umzug zu informieren. Dies gibt normalerweise viel Reichweite im Internet, so dass wir den gesamten Umzug medial begleiteten und aus dem ganzen Prozess dann verschiedene Bilder und Videos kreierten.

Gründe für einen Firmenumzug

Die Gründe für einen Firmenumzug können verschieden sein. Wachstum oder Verkleinerung sind nicht die einzigen Gründe, denn ein Standortwechsel kann auch neuen Schwung in ältere Unternehmen bringen. Wenn im Sinne der positiven und angenehmen Arbeitsatmosphäre die richtigen Schritte umgesetzt wurden, dann kommt das Team motivierter zur Arbeit, erfreut sich an den neuen Arbeitsplätzen und das fördert die Effektivität des gesamten Unternehmens. Wir haben uns schon dem Problem der Mitarbeitermotivation im Homeoffice gestellt, welche wir durch Homeoffice-Werbegeschenke und Online-Teamevents in den Griff bekommen haben. Nun haben wir uns nach dem erfolgreichen Firmenumzug eine neue Wohlfühloase geschaffen.

Schon mal einen Firmenumzug mitgemacht oder durchgeführt? Wie waren deine Erfahrungen? Schreib uns gerne einen Kommentar.